Covid-19 & télétravail : la manière de travailler en entreprise est-elle amenée à changer ?

NP6 : Covid-19 et télétravail : la manière de travailler en entreprise est-elle amenée à changer ?
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Avec l’interview de Sandra Jézo, directrice des opérations chez NP6.

Sandra Jézo, directrice des opérations chez NP6, nous raconte les mesures mises en place par NP6 pendant le confinement, les actions qui ont permis de bien vivre cette période de télétravail imposé et les leçons qu’elle en a tirées.

S’il est démocratisé dans un certain nombre de pays étrangers tels que les Etats-unis par exemple, le télétravail est encore assez peu répandu en France. En effet, avant le confinement, travailler de chez soi concernait seulement 20 à 30% des salariés français. Depuis le 16 mars 2020 dernier, les chiffres ont bien évidemment dû évoluer : des millions de salariés Français ont été encouragés à se confiner, et à travailler de chez eux. 

Dès lors, les entreprises ont dû s’adapter et prendre les mesures nécessaires pour la bonne continuité de leur activité. Aujourd’hui, 1 Français sur 4 se retrouve directement concerné par le télétravail (source : Odoxa). Qu’en est-il post-confinement ?, Le télétravail s’est-il ou va t-il s’installer plus durablement  dans nos entreprises en France ? A-t-il eu des répercussions sur notre manière de travailler ? Constats et interview.

Le télétravail en France : des constats visibles

Le télétravail s’est présenté comme une solution pour beaucoup de salariés et d’entreprises, face à la crise que nous continuons de traverser. Adopté jusqu’alors très faiblement, le télétravail impose aux entreprises d’adapter leur fonctionnement pour continuer d’assurer un certain lien social entre ses collaborateurs. 

Il faut le rappeler, un salarié qui travaille de chez lui perd tout contact physique avec ses collaborateurs. Les managers d’une entreprise sont alors confrontés à une nouvelle problématique : comment échanger régulièrement avec ses équipes malgré la distance ? Comment assurer une bonne communication avec eux et entre eux ? Comment continuer à être mobilisés et motivés autour d’un projet commun ? 

Fin du langage non verbal, fin des points de rencontre habituels tels que la pause café avant de commencer une journée, la pause déjeuner ou encore l’afterwork détente.

À la suite des premiers essais, plusieurs constats sont mis en évidence. Tout d’abord, 43% des employés ressentent le manque d’un espace de travail rempli et dynamique, et 35% d’entre eux ressentent le manque d’échanger avec leurs collègues (source : Deskeo). 

Deuxième constat : nous voyons deux profils de télétravailleurs se dessiner. Le premier  n’arrête jamais de travailler et rencontre des difficultés pour s’imposer de limites. Ce qui peut devenir dangereux pour son bien-être et celui de l’entreprise à long terme. Le second profil se concentre difficilement depuis la maison. A cela s’ajoute d’autres potentielles contraintes : des enfants à charge, des colocataires, un conjoint ou une conjointe qui télétravaillent aussi, les difficultés à rester productif sont nombreuses.

Toutefois, malgré le manque de contact humain et les problèmes de productivité, on arrive à un constat final positif : le télétravail bien cadré et suivi par une entreprise, peut fonctionner et être bien vécu. La communication et la mise en place de nouvelles habitudes telles que des points d’équipe hebdomadaires via des outils adaptés (Zoom, Teams par exemple) ou encore des pauses virtuelles entre collègues sont alors cruciales.
Partant de ce constat positif plusieurs entreprises, comme PSA, ont même renforcé le travail à distance pour un certain nombre de postes. Autre exemple : Google, qui a pris la décision de déployer le télétravail jusqu’en 2021. Et cela rejoint l’envie d’une plus grande flexibilité dans le travail, 62% des Français affirment ainsi qu’ils veulent faire plus de télétravail depuis le confinement, en y voyant des avantages considérables : gagner du temps quotidien en évitant les déplacements jusqu’au lieu de travail et les transports en commun, voir plus souvent sa famille, être plus concentré et profiter d’un endroit calme.

Travailler de chez soi : une expérience bénéfique pour NP6 !

Dans ce contexte, Sandra Jézo, directrice des opérations chez NP6, nous raconte le temps d’une interview l’expérience du confinement vécu par ses collaborateurs et par elle-même. Des actions mises en place aux enseignements qu’ils en ont tirés, explications.

Quel est votre rôle chez NP6 ?

Aujourd’hui je suis directrice des opérations chez NP6. Ce poste comprend plusieurs facettes. De manière globale, je mets en place, je contrôle et j’assure la déclinaison opérationnelle de la stratégie sur l’ensemble des services de l’entreprise. 

Mon rôle est donc de m’assurer que nos équipes ont tout ce qui leur faut en matière d’outils, d’organisation, de ressources, pour atteindre les objectifs de l’entreprise. En parallèle, j’assure un suivi de l’organisation (process, ressources, KPIs) dans un but d’optimisation.

J’ai également un rôle de mesure. Je participe au développement de NP6 en mesurant l’adéquation des opérations, ressources vis-à-vis de l’objectif de l’entreprise, et notamment de celui de croissance, de chiffre d’affaires et de rentabilité. Je suis en quelque sorte un des couteaux suisses de l’entreprise !

Mon passé “multiple” au sein de NP6 (commercial, service client, marketing) me permet de connaître et d’appréhender plus facilement la majorité des processus de l’entreprise et d’avoir une vision transverse de nos clients, de nos services et de notre plateforme de marketing automation. Enfin, je suis également directrice  marketing & communication de NP6, je m’occupe de divers sujets tels que la communication interne et externe, le marketing du produit et de l’offre, la stratégie de commercialisation…

Chez NP6, quelles mesures avez-vous mis en place lors de l’annonce du confinement ?

Quand le confinement généralisé a été annoncé, nous devions être réactifs face à la situation. Nous nous sommes donc réunis avec le comité de direction en interne et avons pris plusieurs mesures au petit matin du jour qui a suivi l’annonce  : 

Tout d’abord, nous avons abordé le plan de continuité d’activité. Nous nous sommes questionnés sur la possibilité du télétravail pour tous les employés, sur le matériel nécessaire à chacun, sur l’opérationnel au quotidien mais avons également évoqué des questions plus stratégiques sur les risques induits par cette mesure pour notre activité et celle de nos clients

Ensuite nous avons échangé et itéré sur notre plan avec  nos managers, c’est-à-dire envers tous les responsables d’équipe. Enfin, nous avons communiqué vers l’ensemble de nos collaborateurs  pour leur faire part des nouvelles dispositions d’organisation (télétravail, maintien à domicile, risque de chômage partiel)   et les inviter à réfléchir en équipe aux problématiques auxquelles nous allions devoir faire face. L’objectif ? Établir ensemble un plan d’action commun et par équipe dans la journée.

En parallèle, nous avons communiqué à nos clients notre positionnement par rapport à la situation, soit : recours au télétravail, annulation des déplacements professionnels, continuité des services et disponibilité de notre support client qui ne changeait pas. 

Une cellule direction spécialement dédiée à la situation covid a été créée, dans le but de suivre notre stratégie opérationnelle ainsi que l’activité de nos clients. 

Une attention toute particulière a également été portée à nos clients afin de leur signifier notre soutien pendant cette période.

Durant le confinement, nous avons ré-adapté notre plan de communication externe en fonction de la situation et nous communiquions de manière hebdomadaire vers nos collaborateurs.

Comment avez-vous vécu ces changements ?

Nous n’ignorions pas tout du télétravail chez NP6. Nous avions donc déjà le matériel et les outils de base nécessaires à son bon fonctionnement (outils de communication, sécurisation des connexions, etc.). Cette organisation en télétravail généralisé a été assez brutale pour tout le monde, mais en matière d’efficacité, elle n’a pas changé grand chose bien au contraire ! Elle nous a en effet permis d’avancer sur un certain nombre de sujets comme l’accélération de notre propre dématérialisation par exemple. Ou encore la création de la NP6 Digital Academy pour palier à la formation présentielle rendue impossible, et répondre aux nouveaux usages de la formation.”

Le moins évident était tout de même la logistique entre le professionnel et le personnel pendant le confinement. Si nous avions des enfants en bas âge par exemple, il était clairement plus difficile de nous organiser.

Nous nous sommes également rendus compte assez vite qu’il fallait instaurer des points de rencontre réguliers par équipe et entreprise pour garder le lien. Nous avons donc demandé à chaque chef de service d’adapter ses routines de management. Par exemple, il y avait des daily meetings intra-services en visio : 10 minutes le matin pour lancer la journée, 10 minutes le soir pour la clôturer. Nous avons également créé et structuré des “coffee breaks”. Durant tout le confinement, l’ensemble des collaborateurs  se rencontraient  pendant 1 heure en ligne chaque semaine, afin que chaque service puisse parler de son travail, de ses clients, et de son état d’esprit. C’était important que les échanges se poursuivent et que chacun soit valorisé. Surtout à distance. 

Des séances de sport en visio ont été proposées (étirements, stretching, relaxation) pour que chacun puisse se dépenser un peu, se détendre et palier à des mauvaises positions dû à un équipement à la maison parfois pas forcément adapté.

Nous avons eu la chance de pouvoir faire intervenir un coach de développement personnel qui a pu partager avec nous quelques conseils pratiques pour tenter de comprendre la manière dont l’être humain s’adapte à des situations aussi inédites et réussir à concilier vie professionnelle et personnelle. Notre objectif était de rassurer nos collaborateurs sur le fait que nous ne pouvions tous rencontrer des difficultés pendant cette période et que l’objectif était dans tous les cas de faire du mieux que l’on pouvait. 

Bilan : nous avons passé 2 heures à discuter avec lui et avons terminé sur un échange animé et très philosophique !

Finalement, je pense que tous ces nouveaux points de rendez-vous ont rapproché l’ensemble des collaborateurs. Ils ont nous ont rendus encore plus solidaires.

Quelles tendances liées au télétravail avez-vous observé lors de la période de confinement ?

Nous avons observé un véritable “team spirit”, avec une réelle bienveillance dans les échanges.

Il faut croire que le télétravail permanent et le fait d’être en dehors du cadre habituel de l’entreprise a permis à certains de nos collaborateurs de se dépasser. Nous avons assisté à des créations de projets très intéressants.

Enfin, nous avons réellement vu des personnes déterminées et impliquées dans leur travail. Un esprit solidaire s’est fait sentir, avec des collègues plus à l’écoute et disponibles .

Avez-vous adopté définitivement le télétravail chez NP6 ?

Le télétravail était déjà pratiqué chez NP6, mais de manière non structurée. Le collaborateur peut choisir d’être en télétravail tel ou tel jour. Or dans une PME, cela peut devenir problématique, car nous finissons par nous croiser.
Je pense que là où le télétravail devient intéressant, c’est lorsqu’il est commun à tous. Sans oublier que tous les process (points d’équipes, communication) seront identiques en télétravail, la seule différence est qu’ils sont digitalisés.

Cette situation de covid et de télétravail commun, nous a donc amené à cette structuration. Nous testons actuellement une journée commune par semaine durant l’été. Il se peut que nous élargissions le dispositif à deux journées par semaine.  Nous le proposons mais ne l’imposons pas car certains de nos collaborateurs se sentent plus efficaces au sein de nos locaux. Cela permet à tout le monde de fonctionner de la même manière et de bénéficier des avantages du télétravail, c’est-à-dire de ne pas prendre la voiture, de profiter davantage de sa famille… Des bénéfices pour nous, collaborateurs mais aussi pour l’entreprise car le bien-être au travail à un impact positif sur la motivation et la productivité.

La confiance est un pilier du télétravail : comment implanter concrètement la confiance dans la relation avec les membres de son équipe ?

Pour maintenir cette confiance, les routines quotidiennes sont importantes. Même s’il s’agit de 5 minutes de visio le matin et le soir, cela permet de commencer la journée ensemble et de la clôturer ensemble. Tout est une question de proximité et d’outils. Car ce sont les outils et ces routines qui permettent cette proximité.

L’entreprise doit évidemment fournir un cadre, donner des guidelines aux collaborateurs tout en gardant une certaine souplesse, afin qu’ils se sentent sereins dans cette nouvelle organisation. Une base claire et saine permettra à tous de s’épanouir en télétravail et de faire perdurer cette notion de confiance.

Globalement, votre manière de travailler a-t-elle changé ?

Nous nous sommes adaptés bien sûr, les équipements des bureaux avec les masques, le gel, et tout ce qui est nécessaire pour travailler le plus sereinement possible. Un affichage  adapté pour communiquer efficacement sur les bons gestes à adopter, une réduction de la capacité des salles a été effectuée, un aménagement de certaines zones également, comme par exemple les zones de réception de colis. 

Nous avons également organisé un retour au bureau très progressif en 3 étapes étalés sur 2 mois afin de permettre à chacun de s’organiser et revenir le plus sereinement possible. Certains de nos collaborateurs nous rejoindront uniquement à la rentrée. 

D’un point de vue communication, nous conservons un point bi-mensuel car cela nous permet de mieux échanger avec les équipes.  

Enfin, je pense que nous nous adaptons davantage aux contraintes personnelles de chacun.

Pour terminer, quels conseils pouvez-vous donner aux salariés qui travaillent de chez eux ?

Premièrement, il est important de se créer un espace dédié au travail. Cela permet pendant les pauses ou en fin de journée de pouvoir plus facilement déconnecter du travail, et de dissocier son espace de vie à celui de son travail. Ainsi, organisez votre bureau, faites de l’espace, optez pour un standing desk afin d’alterner le travail assis et debout. Une fois son espace aménagé, et isolé, voici quelques conseils qui aident à rester concentré et productif : 

  • garder sa morning routine ;
  • garder une tenue confortable mais adéquate ; 
  • commencer la journée en visio avec un membre de son équipe ou plusieurs d’entre eux si possible ;
  • penser à sa position pour éviter les maux de dos ; 
  • faire des pauses régulièrement. Pour ceux qui peuvent, allez vous dégourdir les jambes et prendre l’air ! ;
  • privilégier les réunions courtes, éviter les réunions de 4-5 heures ;
  • instaurer des limites pour bien différencier sa vie personnelle et sa vie professionnelle ; une astuce : faites vous une to do pro mais aussi perso cela crée un meilleur équilibre 😉
  • ne pas s’excuser lorsque le chat ou les enfants apparaissent à l’écran 🙂 C’est la vie et chacun peut le comprendre.

Ce qu’il faut retenir :

Cette période de crise sans précédent a modifié la manière de travailler des entreprises mais également dans certains cas notre perception du travail et de l’entreprise.  Nous avons tous entreprises comme collaborateurs dû s’adapter au travail à la maison de manière temporaire et pu y trouver des avantages. Si certaines entreprises restent positionnées sur le travail en présentiel, d’autres tirent de réels bénéfices du “work from home” et songent à mieux l’exploiter dans les années à venir.

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